Description

Mission

Fournir un soutien administratif au Directeur Général, ainsi qu'assister les Chefs de Projet.

Activités principales:

Coordonner et contrôler des appels de conférence, des réunions et des visioconférences du projet

Gérer les factures, de la correspondance et de la classification du bureau

Soutenir à la préparation des présentations d'entreprise ou de département

Soutenir au contrôle et à la classification de la documentation du projet

Mettre à jour la base de données des clients et des partenaires

Participation aux réunions départementales et rédaction des procès-verbaux ;

Archiver la documentation et soutenir la zone commerciale dans la gestion des documents ;

Superviser et coordonner l'entretien et la gestion des installations du bureau, y compris la gestion des fournisseurs pour le nettoyage, la maintenance des équipements, les réparations et la sécurité

Être responsable de l'approvisionnement et de la gestion des fournitures de bureau, y compris les fournitures de papeterie, les équipements de bureau et les fournitures de nettoyage

Coordonner les voyages d'affaires pour les employés, y compris la réservation des vols, des hébergements, des transports terrestres et tout autre besoin connexe ;

Gérer la correspondance entrante et sortante du bureau, y compris les e-mails, le courrier postal et les appels téléphoniques, et diriger les demandes vers les départements appropriés ;

Organiser et conserver les fichiers et documents importants de l'entreprise, en veillant à ce qu'ils soient correctement classés et facilement accessibles au personnel autorisé ;

Fournir un soutien administratif général, tel que la rédaction de documents, la préparation de rapports, la prise de rendez-vous et la gestion du calendrier pour la direction ;

Coordonner avec le siège à Madrid pour coordonner des projets spécifiques si nécessaire, en veillant au respect des délais et à l'allocation adéquate des ressources. 

Compétences:

Compétences en communication remarquables ;

Soucis du détail et orienté résultats ;

Fiable et digne de confiance ;

Excellentes compétences organisationnelles et de leadership.

Informations supplémentaires

Exigences:

• Expérience préalable dans des postes similaires 

• Niveau d'anglais C1