1 - Définir son rôle et ses missions d’Office Manager

• La fonction : déterminer son positionnement et ses spécificités.
• Les enjeux et les attentes de l’entreprise vis-à-vis de l’Office Manager.
• Les compétences et les comportements indispensables à la tenue du poste.

2 - Accompagner le changement

• Les mécanismes du changement : identifier les phases, définir les origines, lever les freins et les résistances.
• Les contributions de l'Office Manager à la conduite du changement : anticiper les changements, soutenir la motivation, appliquer les principes qui aident au changement.
• La communication : gérer les situations liées au changement.

Mise en situation

Atelier pratique : Développer ses capacités relationnelles pour s'adapter à l'autre.

Mise en application pratique :

• Avant la partie 2, je construis le budget et l'exploitation des frais généraux de mon service.

1 - Connaître l'essentiel de la comptabilité

• Le rôle et le fonctionnement de la comptabilité en entreprise.
• Les états financiers : s'approprier un bilan (les différents postes), cerner le compte de résultat.
• Les opérations courantes : comptabiliser les achats et les ventes (factures, avoirs, TVA).
• L'essentiel de l'analyse financière : les principaux ratios.

2 - Connaître l'essentiel de la gestion 

• Le contrôle de gestion : comprendre les données de l'entreprise, analyser ces données.
• L'élaboration d'un budget et le suivi budgétaire : faire les prévisions, collecter les informations, utiliser des outils d'élaboration et de suivi de budget.

Mise en situation

Exercices et études de cas en comptabilité et en gestion.

Mise en application pratique :

• Avant la partie 3, je m'entraîne aux écritures comptables.

1 - Positionner la fonction RH de l'Office Manager

• La fonction RH : identifier les missions, connaître les problématiques RH, identifier ses rôles en tant qu'Office Manager.
• Les sources de droits applicables : identifier les sources de documentation indispensables au rôle RH.

2 - Maîtriser les étapes-clés du recrutement

• La définition de fonction : élaborer une étude de poste et rédiger une définition de fonction.
• L'offre d'emploi : rédiger une annonce (presse ou réseaux).
•  La sélection des candidat(e)s : repérer les potentiels, détecter les compétences et mettre en œuvre une méthode de sélection.
• L'entretien de recrutement : poser les questions adéquates selon leur utilité, mener un entretien de recrutement permettant de faire le meilleur choix possible.

3 - Développer les compétences : la formation

• La formation professionnelle : connaître les points-clés et le cadre légal, s'approprier les différents dispositifs (bilan de compétences, CPF, …).
• La mise en œuvre de la formation : analyser un besoin, mettre en œuvre des solutions adaptées, suivre la formation.

4 - Maîtriser les aspects légaux de la gestion du personnel

• Les contrats : connaître les règles en matière de contrat de travail (indéterminé, déterminé, à temps partiel, contrats aidés, intérims).
• Les temps de travail et les absences : gérer les temps de travail (durée, législation).
• Les congés : comprendre les mécanismes, appliquer les règles, décompter les prises de congés.

Mise en situation

Mises en situation : mener un entretien de recrutement. Entraînement à la rédaction au tri des CV.

Mise en application pratique :

• Avant la partie 4, je rédige une fiche de poste en vue d'un recrutement.

1 - Assurer ses rôles et ses responsabilités de manager

• Les règles d'or du management :
  • cerner les attentes de l'entreprise ;
  • développer les compétences ;
  • adopter les comportements managériaux.

2 - Animer et manager

• Les bases du management : définir les règles et fixer les objectifs.
• Les styles de management : cerner les différents styles de management et identifier le sien.
• Les situations délicates : gérer les tensions et les résistances des collaborateurs.

3 - Acquérir les fondamentaux du management de projet

• Les bases de la gestion de projet : identifier les acteurs d'un projet, rédiger ou superviser le cahier des charges.
• L'organisation : analyser les besoins, décrire les tâches et planifier le projet.
• La négociation : hiérarchiser les arguments du projet, présenter l'offre, mener l'entretien de négociation et conclure un accord.

4 - Accompagner la transformation digitale

• Les outils digitaux : s'approprier la culture digitale, connaître et identifier la valeur ajoutée des outils digitaux.
• L'accompagnement des collaborateurs : évaluer son rôle pour guider l'équipe, repérer les obstacles, élaborer une charte d'utilisation.

Mise en situation

Entraînement aux différents styles de management : les situations délicates, gérer les situations de stress. / Piloter l'avancement d'un projet.