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Cycle Assistant(e) de direction

Office Manager et Assistant(e)s de direction

Description

Le rôle de l’assistant(e) de direction s'est élargi ces dernières années à de nouvelles missions et responsabilités. Ce rôle peut être très varié en fonction du secteur d'activité de l'entreprise, du service et de la personnalité du dirigeant et de ses responsabilités.

L’intérêt et l’étendue du poste dépendent aussi dans une large mesure de la proactivité de l’assistante de direction et de sa capacité à les faire évoluer.

Cette formation Assistant(e) de direction vous propose de renforcer votre maîtrise dans les compétences majeures du poste. En retrouvant tout au long de ce cycle les mêmes participant(e)s, les échanges de pratiques mis en place entre les sessions, favorisent la montée en puissance de chacun.

OBJECTIFS PEDAGOGIQUES

  • Renforcer sa maîtrise dans les compétences fondamentales du poste d'assistant(e) de direction.
  • Optimiser la collaboration avec le dirigeant.
  • Positionner le rôle de l'assistant(e) de direction.
  • Gérer les priorités.
  • Traiter efficacement l'information écrite et orale.
  • Renforcer son excellence relationnelle.
Pour qui

  • Assistant(e) de direction collaborant avec un dirigeant, un cadre dirigeant ou un directeur.
  • Assistant(e) de direction collaborant avec 2 ou 3 directeurs.

Prérequis

  • Aucun.

Le programme de la formation

  • PARTIE 1 : Définir le rôle de l'assistant(e) de direction (2 jours)

    1 - Situer la mission de l'assistant(e) de direction

    • Intégrer la plus-value de l'assistant(e) de direction.
    • Mieux se positionner au sein du binôme ou de l'équipe.

    2 - Accompagner le dirigeant dans l’exercice de ses différents rôles

    • Bien comprendre les rôles du dirigeant.
    • Identifier la plus-value de l'assistant(e) de direction sur chacun de ses rôles.

    3 - Travailler en binôme avec le ou les dirigeants

    • Clarifier les besoins et attentes de son ou ses dirigeants.
    • S'adapter à son(ses) dirigeant(s) et renforcer la complémentarité.

    4 - S'affirmer tranquillement dans son rôle

    • Oser dire et oser demander. 
    • Savoir dire non avec diplomatie.

    Mise en situation

    Autodiagnostic : Mieux se connaître pour mieux s'adapter.

     

    Mise en application pratique :

    • Avant la partie 2 : formaliser les règles de fonctionnement avec son ou ses managers.
  • PARTIE 2 : Gérer les priorités de sa fonction (2 jours)

    1 - Faire le point de sa gestion du temps

    • Repérer les obstacles personnels à une bonne gestion du temps.
    • Identifier ses sources d'inefficacité et ses bonnes pratiques personnelles.

    2 - Aller à l'essentiel : arbitrer les priorités

    • Clarifier les priorités : les siennes et celles de son (ses) dirigeants.
    • Hiérarchiser les demandes en fonction de l'urgence et de l'importance.

    3 - Optimiser son organisation personnelle

    • Anticiper pour faire face aux pics d'activités.
    • Rester flexible et intégrer les imprévus.

    4 - Optimiser l'organisation collective

    • Mettre en place des process communs pour suivre les projets.
    • Repérer les dysfonctionnements et faire des propositions d'améliorations.

    Mise en situation

    • Quiz : les lois du temps.
    • Mise en pratique : la matrice d'Eisenhower.

    Mise en application pratique :

    • Avant la partie 3 : Composer son propre panel d'outils de gestion du temps.
  • PARTIE 3 : Faciliter la transmission de l'information écrite et orale (2 jours)

    1 - Relayer efficacement l'information par mail

    • Gérer une quantité importante d'e-mails.
    • Appliquer et diffuser les principes d'écriture d'un e-mail efficace.

    2 - Prendre des notes utiles en réunion ou en face à face

    • Rester centré(e) sur l'essentiel.
    • Utiliser les supports de prise de notes adaptés.

    3 - Mettre à disposition et diffuser l'information

    • Utiliser les outils de partage d'information pertinents.

    4 - Être efficace à l'oral : en réunion ou en face à face

    • Aller à l'essentiel et structurer ses propos.
    • Adapter son langage corporel pour renforcer son impact.

    Mise en situation

    Atelier pratique : Entraînement à la prise de parole et à la synthèse écrite.

  • PARTIE 4 : Renforcer son agilité pour vivre et accompagner le changement (2 jours)

    1 - Adopter la posture agile

    • Comprendre les enjeux du changement dans les entreprises.
    • Repérer les signaux de résistances au changement.

    2 - Contribuer à l'innovation dans l'entreprise

    • Analyser un problème et proposer des solutions.

    3 - Être un appui efficace pour les équipes

    • Être un soutien pour l'équipe face au changement.
    • Trouver les mots justes et les attitudes adaptées.

    4 - Rester en veille pour anticiper les évolutions du métier

    • Créer et animer un réseau professionnel.
    • Rester moteur de son évolution.

    Mise en situation

    • Autodiagnostic : Identifier son style de communicant.
    • Exercices pratiques sur l'écoute active et adapter son langage.

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Détails de la formation

  • Référence : FORM-GBG-47
  • Durée : 8 jours

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