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Assistant(e) : les 3 missions clés du métier
Assistant(e)s et SecrétairesDescription
À l’heure où les managers et les équipes doivent être de plus en plus réactifs, où ils gèrent de plus en plus de projets avec un nombre accru d’interlocuteurs, le rôle de l’assistant(e) devient essentiel pour garantir l’efficacité de chacun : remplir la mission du service dans les délais, gagner du temps dans la pléthore d’informations à traiter, donner une image positive du service et de l’entreprise, aplanir les difficultés. Organisé(e), pivot de l’information, facilitatrice, voilà ce que les managers et les équipes attendent d’un(e) assistant(e) aujourd’hui. La formation "Assistante : les 3 missions clés du métier" vous apporte les méthodes et outils essentiels pour développer votre contribution à l’efficacité de votre service.
OBJECTIFS PEDAGOGIQUES
- Gérer les priorités et tenir les délais pour garantir la qualité de service.
- Faciliter le travail du manager et de l'équipe pour accroître l'efficacité de chacun.
- Promouvoir l'image de l'entreprise et du service.
Pour qui
- Secrétaire ou assistant(e).
Prérequis
- Aucun.
Le programme de la formation
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Assistant(e) : les 3 missions clés du métier
1 - Gérer les priorités et tenir les délais
- Identifier sa valeur ajoutée d'assistant(e) dans l'efficacité du service.
- Pratiquer le questionnement systématique et hiérarchiser les demandes en fonction de l'importance et de l'urgence.
- Négocier en amont un délai ou un niveau de contribution en cas de surcharge.
- Anticiper et planifier les activités dans le temps.
- Utiliser des outils pratiques de suivi et de relance.
- Analyser les dysfonctionnements et proposer des solutions.
2 - Faciliter le travail du manager et de l'équipe
- Classer avec méthode pour faciliter l'accès aux dossiers.
- Élaborer et partager le plan de classement.
- Rédiger des e-mails, courriers ou notes : structurer le contenu et aller à l'essentiel.
- Rendre ses écrits attractifs et faciles à lire.
3 - Promouvoir l'image de l'entreprise et du service
- Être l'ambassadeur de l'entreprise ou du service à chaque contact avec les autres équipes ou l'extérieur.
- Transmettre les messages et demandes avec tact.
- Relancer avec diplomatie.
- Gérer les situations délicates avec professionnalisme.
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